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読みやすい文章を書くには?実は3つのポイントを抑えるだけでOK

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ペンとノートの写真 ESの書き方

人に文章を読まれる場面ってたくさんありますよね。例えば、友達にLINEをしたり、レポートを作成したり、目上の人にメールをしたりです。

中でも、レポートや目上の人にメールを送ることは、自分自身の評価に直結することでもあるので、読みやすい文章を書く必要があります。しかし、読みやすい文章を書くにはどうしたらよいか、分からないですよね。

そこで、この記事では、読みやすい文章を書くコツをご紹介します!

読みやすい文章を書くコツ

①結論ファーストで書く

結論ファーストとは文字通り、「結論を最初に持ってくること」です。

結論ファーストは一番伝えたいことを最初に話す方法でゼミ選考だけでなく、就職活動や社会に出てからのプレゼンなど、社会人生活にも必須のスキルと言えます。では、ここで、結論ファーストを使用した文章とそうでない文章を見比べてみましょう!

Q:自己PRをしてください。

【結論ファーストを使用した例】

A:私の長所は「チャレンジ精神」です。私は地域経済の復興に興味があり、地元周辺で開催されている商店街のイベントの企画運営に挑戦しました。商店街の経済状況について無知だった私が考えた企画はあまりにもひどく、誰からも反対されるような内容でした。しかし、無知ならば、知っている人に聞いて教えてもらおうと考え、商店街の全店舗の店主から商店街の課題と過去のイベントの反省点についてインタビューしました。インタビューを続けていく中で、商店街に足りないのは、「若い人の活気」「イベントの参加人数」「イベント開催の広報力」であることがわかりました。

そこから、、、、(省略)、、、することで、イベントは参加人数1万人、商店街の1日の総売上高は800万円にもおよぶ大成功を収めました。この経験からチャレンジすることで乗り越えられない壁はないことを学びました。

逆に結論を最後に持ってきた場合の文章を下に掲載します。

【結論が最後の例】

A:私は地域経済の復興に興味があり、地元周辺で開催されている商店街のイベントの企画運営に挑戦しました。商店街の経済状況について無知だった私が考えた企画はあまりにもひどく、誰からも反対されるような内容でした。しかし、無知ならば、知っている人に聞いて教えてもらおうと考え、商店街の全店舗の店主から商店街の課題と過去のイベントの反省点についてインタビューしました。インタビューを続けていく中で、商店街に足りないのは、「若い人の活気」「イベントの参加人数」「イベント開催の広報力」であることがわかりました。

そこから、、、、(省略)、、、することで、イベントは参加人数1万人、商店街の1日の総売上高は800万円にもおよぶ大成功を収めました。この経験から私の長所は何ごともチャレンジし続ける精神力であると思います!

結論ファーストの文章が好まれるのは、質問に対する答えをすぐに聞けるからです。人間は他人の話を集中して聞いていても、10分もすれば、話の内容を忘れてしまいます。質問の答えが話の最後になると、自分がした質問の答えは何なのか、分かりづらいのです。

②簡潔かつ具体的な文章を書く

簡潔な文章とは、無駄な表現を限りなく省いた文章のことです。簡潔に書くためのポイントは以下の通りです。

  • 曖昧な表現を使わない
  • 無くても意味が通じる言葉を使わない

【曖昧な表現の例】

たくさん・とても・すごく・少し・しばらく・たまたま・素晴らしい・楽しい・大幅な…など。

Point!!

たくさんとてもなどは、具体的数値(1万人、目標の2倍など)で表現する

素晴らしい楽しいは、どう素晴らしいのか表現する

文章を作成する上で抽象的な表現は、必ず具体的に表現するようにしてください。抽象的な表現はそれを読む人によって受け取る意味が変わってしまうのです。例えば、「昨日はたくさん勉強した」というとどのくらい勉強したか分かりづらいですが、「昨日はいつも3時間のところ8時間勉強した」というと、倍以上頑張ったんだということが数字で伝わると思います。相手に伝わりやすい文章をかくように心がけてください

【無くても良い言葉の例】

~と思います・頑張りました・~について・~という…など

Point!!

です/ます調だ/である調で言い切る

~について、~というは削除する

小学校時代、読書感想文で「~と思います」で字数稼ぎをしたために、それが癖づいてしまっている人もいるでしょう。しかし、志望動機と自己PRは自分をアピールするための場所です。一文字たりとも無駄にはしないでください。

③エピソードを絡めて書く

エピソードを絡めるメリットは、相手にイメージを搔き立て、共感を覚えさせられるです。例えば、チャレンジ精神をアピールしたい人は「実際にチャレンジした出来事」(例.生徒会長に立候補して、5人の候補者の中から選ばれた。駅のボランティア活動のチラシから1人でボランティアに参加した。など)のエピソードがいいですね。

エピソードがない、思い浮かばないという人は、 自己分析 の自分史からエピソードを探してみてください。逆にエピソードから自分の長所を考えるという方法もおすすめです。

まとめ

読みやすい文章は以下の3つのコツを抑えてください!

  • 結論ファーストで書く
  • 簡潔かつ具体的な文章を書く
  • エピソードを絡めて書く

ここまで読んで頂きありがとうございました。

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